Наверняка многие из вас слышали про офисы в формате Open Space. Этот способ организации рабочих мест широко используется крупными современными компаниями. Большинство колл-центров и представительств корпораций IT-индустрии оборудовано именно по этому принципу. Что же собой представляет «открытый офис»? И какая мебель используется для оснащения таких помещений?
Open Space офис что это?
Исходя из дословного перевода, это открытое пространство, офис открытого типа. В противоположность кабинетному способу организации рабочих мест, опен-спейс предполагает нахождение большого количества сотрудников разного ранга в одном помещении.
Как организуется пространство в формате опен-спейс? Как правило, в большом помещении небольшими компактными группами или рядами расставляются рабочие столы, между которыми остаются длинные проходы. Рабочие места при этом отделяются друг от друга экранами, а также стационарными и мобильными перегородками, преимущественно выполненными из стекла. Реже используют только столы, без разделения их перегородками.
Группы столов обычно формируются по командному типу. То есть, сотрудники, занимающиеся одной проблемой, работающие в одном подразделении, сидят рядом. При этом следует помнить, что согласно действующим нормативам, на одного сотрудника в офисе должно приходиться не менее 4,5 квадратных метров пространства.
Отдельные кабинеты оборудуются только для руководителей высшего звена. Кроме того, существуют закрытые переговорные и комнаты отдыха. Но чаще всего даже эти отдельные помещения имеют не капитальные, а стеклянные стены, поддерживая общую концепцию открытого офиса.
Дизайн оформления опен-спейс офисов не предполагает мебели и декора в классической стилистике. Большое количество стекла, открытость пространства, а также металлические профили перегородок – все это больше соответствует стилю хай-тек или минимализм. Поскольку все помещения и рабочие места, включая переговорные комнаты и кабинеты руководителей, открыты для обзора, чаще всего используется мебель и дизайн интерьеров, выполненные в одной, общей стилистике.
Каковы плюсы офиса открытого типа?
Важно: Считается, что при этом образуется единое деловое пространство, существенно упрощаются внутренние коммуникации.
Общение между коллегами становится более демократичным и эффективным, а также устраняется бюрократия. Открытый формат организации рабочего пространства способствует поддержанию общего корпоративного духа и мотивации. Гораздо легче проходит адаптация новых сотрудников.
При этом облегчается контроль над подчиненными со стороны руководства. Упрощается поддержание трудовой дисциплины, борьба с опозданиями, уменьшается количество разговоров на посторонние темы.
Обновлено 02.02.2023: Для сотрудников обеспечивается прямой доступ не только к любому подразделению компании, но и к различным инструментам организации офисного быта.
Например, к офисной технике (принтерам, копирам, сканерам), кулеру, архивам с документами и т.д.
С финансовой точки зрения открытые офисы имеют большое преимущество перед кабинетной системой. Аренда одного большого помещения, как правило, гораздо выгоднее, чем целого десятка небольших. Кроме того, в общем пространстве можно установить примерно в полтора раза больше рабочих мест, чем в отдельных кабинетах той же площади. Это существенно снижает арендную нагрузку из расчета на одного сотрудника компании.
Каковы минусы офиса открытого типа?
Основной минус офисов в формате опен-спейс – повышенный уровень шума. Постоянные телефонные звонки и голоса сотрудников сложно выдержать в течение всего дня даже находясь в обычном офисе. А теперь представьте, что в помещении находится 30-40 человек. Шумовой фон мешает сконцентрироваться, приводит к постоянному стрессу. Поэтому в открытых офисах принято уменьшать уровень звука на телефонах или совсем переводить их в беззвучный режим. Общение по телефону часто происходит через наушники с гарнитурой. Шумная офисная техника, например принтеры, устанавливается на некотором отдалении от рабочих мест. Внутренние коммуникации максимально сосредотачиваются в онлайн-формате – через корпоративные чаты, мессенджеры и почту.
При таком большом количестве людей, бывает сложно подобрать температуру и режим вентиляции, комфортный для всех. Всегда будут сотрудники, которым слишком жарко или холодно, душно или наоборот боящиеся сквозняков. Некоторым людям может быть некомфортно в офисе открытого типа из-за практически полного отсутствия личного пространства.
Еще одна проблема этого формата заключается в том, что благодаря большей скученности, сотрудники чаще болеют. В отсутствие капитальных стен для вирусов нет никаких препятствий в распространении.
Какая мебель нужна для организации офиса в формате Open Space?
Для оборудования открытых офисов используют специальную мебель. Как правило, это бенч-системы – несколько столов, установленных на общую базу. Они могут изготавливаться как на панельном каркасе (из ЛДСП), так и на различных типах металлических каркасов. Каждая такая система рассчитана на размещение нескольких человек – двух, четырех или шести. За счет единого каркаса такая мебель стоит существенно дешевле, чем отдельные элементы. Хотя, обычные письменные столы тоже можно использовать для организации открытого офиса. Главное правильно подобрать их размер.
Рабочие места могут формироваться как на основе прямых столешниц, так и эргономичных. Между ними устанавливаются настольные экраны, либо напольные офисные перегородки. Высота перегородок может быть разной. Обычно используются средние и низкие варианты, не выше уровня человеческого роста. Это позволяет поддержать концепцию открытого офиса, но при этом обеспечить личное пространство сидящим сотрудникам. Слишком высокие перегородки иногда играют злую шутку. Они создают иллюзию отдельного помещения. При этом увеличивается уровень громкости при разговорах.
При оборудовании опен-спейс офисов хорошо себя зарекомендовали шумопоглощающие материалы. Они изготавливаются в виде панелей, устанавливаемых на перегородки или стены. Такие приспособления не только снижают уровень шума, но и служат элементом декора за счет яркого оформления.
Обычно в офисах открытого типа не используют высокие шкафы. В крайнем случае, они могут устанавливаться вдоль стен помещения. В рабочей зоне лучше отдать предпочтение низким шкафам, стеллажам, настольным полкам и тумбам. Все они могут выполнять функцию зонирования, наравне с перегородками. Кресла для персонала не должны быть слишком габаритными, чтобы не мешать соседям и свободно помещаться на отведенной для каждого сотрудника площади. Как и любая другая офисная мебель, изделия для обустройства Open Space офисов должны быть удобными, функциональными и эргономичными.
В заключение
Главное правило для организации эффективного открытого офиса – обязательно составить дизайн-проект расстановки мебели. Большое количество рабочих мест, зон хранения, офисной техники на одной площади требует грамотного планирования. При составлении проекта необходимо учитывать освещенность – наличие окон и системы искусственного освещения, максимально полезное использование всей площади, а также систему внутренних коммуникаций. То есть, нужно заранее просчитать маршруты перемещения сотрудников и посетителей внутри офиса.
Open Space офисы обладают большим количеством преимуществ, и прежде всего, они способствуют консолидации сил при работе над совместными проектами. Они объединяют сотрудников компании, устраняют искусственные преграды и бюрократию, повышают эффективность работы.
Спасибо за информацию